理事長ブログ「忘己利他」43

ビジネスコミュニケーション「仕事がはかどる話し方のコツ」
 ◆よりよく生きるためのツール ~ 究極のコミュニケーション能力を磨く ~

第43回 ビジネスコミュニケーション 要(かなめ)は説明力

話力総合研究所 理事長
合宿研修会 懇親会

~ その三 説明の受け方 ~

 どんなに上手に説明しようとも、受ける側に多くの問題があれば効果は期待できません。話は話す側と聴く側との共同作業です。聴く側、すなわち、説明を受ける側もそれ相応の努力をしなければなりません。説明を受ける際は、次のことに気を配るとよいでしょう。

 ① 何をわからせようとしているのかを「正確に」つかむ

 まずは傾聴です。第36回以降の「聴く力が仕事の成果を左右する」をふりかえってください。個々の「ことば」にとらわれすぎないことです。表面的なことばの意味ではなく、相手がどういう意味で「ことば」を使ったのかを考えるようにしましょう。また、特定の部分にとらわれすぎないように。全体を把握したうえで、何を説明しているのか正確につかむ努力をなさってください。

 ② 段落ごとの要点をつかむ

 段落ごとに自分のことばで要約してみましょう。5W3H(WHY,WHAT,WHO,WHEN,WHERE,HOW,HOW MANY,HOW MUCH)を押さえてください。各段落の要点を忘れないようにメモしておくことも大切です。

 ③ 部分と部分、部分と全体との関係を考えながら聴く

 段落間の関係や今まさに聴いている段落と全体との関係を考えながら聴くようにしましょう。例えば、最初の段落では肯定的な立場を紹介していたが、この段落では前の段落とは反対に否定的な意見を紹介している、というように。また、野球のルールについての説明だな。今は守備について話しているな。ここから攻撃の話だな。このように、いっぺんに説明できませんから、順を追って説明されるでしょう。話されたことと、今話していることの関係。全体に対して今話していることとの関係。これらをつかみながら聴くと効果的に理解できますね。

 ④ 主要なことばや例を聴き逃さないように聴く

 主要なことばや、具体例は理解するための大切な要素です。聴き洩らすことがないよう、忘れないように、メモを取りましょう。

 ⑤ わからないことは質問する

 わからないことをそのままにしておいてはいけません。話し手はわかったものと思いますから、後になって問題が生じることもあります。わからなかった箇所を話し手に情報提供する意味もあります。遠慮せずに、質問をするようにします。ただし、相手への配慮を忘れてはいけません。感じよく、わかりやすく、手短に質問する努力をなさってください。質問する前に、メモを取って質問する内容をまとめておくと効果的です。また、途中で質問されては説明者も混乱するかもしれません。原則として、最後にまとめて質問します。しかし、内容によっては、すぐに回答を得ないと、理解が進まないこともあります。この場合でも、話している途中ですぐに割り込むのではなく、質問できる適切なタイミングを考えましょう。

 

関連記事

  1. 理事長ブログ「忘己利他」8
  2. 理事長ブログ「忘己利他」35
  3. 理事長ブログ「忘己利他」48
  4. 理事長ブログ「忘己利他」13
  5. 理事長ブログ「忘己利他」45
  6. 南大塚地域文化創造館で「ステキな話力講座」開講
  7. NHK首都圏ネットワークに登場
  8. 理事長ブログ「忘己利他」61

カテゴリー

月別アーカイブ

PAGE TOP