理事長ブログ「忘己利他」44

ビジネスコミュニケーション「仕事がはかどる話し方のコツ」
 ◆よりよく生きるためのツール ~ 究極のコミュニケーション能力を磨く ~

第44回 気持ちよく動かし、結果を出す指示(依頼)

話力総合研究所 理事長

話力総合研究所 理事長
合宿研修会

~ その一 手を抜かない ~

 仕事でも日常でも指示、依頼を頻繁にしていますね。ほとんどの場合は依頼ですか? 仕事上、上司から部下には「依頼」、権限を伴う「指示」、そして強い権限を伴う「業務命令」の場合がありますね。うまくいっていますか? 効果的に指示・依頼を行うにはどうすればよいのかと、悩んでいる方もいらっしゃるのではありませんか?

 さて、あらためて指示・依頼の目的は何でしょうか? このことがあいまいでは、効果的に指示・依頼できるわけがありません。「ひとりごと 無視していたら 指示だった」などという川柳がありました。第一生命が毎年公募しているサラリーマン川柳の入選作でした。指示・依頼の目的は、「個人や集団の目的を第三者に果たさせる」ことです。かみ砕いて言いますと、「人に何かをしてもらう」ということでしょうか。相手に伝えて、相手が了解すれば、たいていの場合うまくいくと思ってしまいますよね。ですから、うまくいかなかったときはたいへんです。

 勤めていた頃の失敗談です。社内会議の最中に伝言が入りました。某新聞社の営業部長がいらしたということでした。伝言してくれた後輩に「会議すぐ終わるから、少し待っていてくれるよう伝えて。大事なお客様だから頼むよ。」と依頼しました。会議をすぐに終え、受付に急ぎました。なんと、大事なお客様が立ったまま待っていたではありませんか。背中にすっと冷たいものを感じながら、丁重にお詫びをしました。あれほど大事なお客様だからと言ったのに。「普通、応接室に案内して、お茶を出しておくだろう。なんでこんなあたりまえのことができないんだ。」依頼した側はそう思うでしょう。一方で、受けた側はどうか? 場合によっては、「それならそうとわかるように言ってくれれば、きちんとそのようにしましたよ」と思うかもしれません。こうしたいわゆるコミュニケーションエラーが繰り返されると、徐々に信頼関係が損なわれ、人間関係がぎくしゃくしてきます。相手の評価にも影響します。上司が部下を評価するだけではありません。部下も上司を評価しています。しまいには職場全体がぎくしゃくしてきて、仕事がうまく回らなくなってくるかもしれません。

 そうならないためにも、まずは指示・依頼する側が手を抜かないことです。うまくいかない場合の多くは、どこかで手を抜いているのです。手を抜いておきながら、うまくいかないと相手の所為にしているのでは、いつになっても改善は見込めません。まずは、話し手が適切に指示・依頼することです。私は、「5W3H1Rに手を抜くな」と言っています。「5W3H1Rを指示・依頼する」その具体的な方法は次回にお話しします。

 

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