理事長ブログ「忘己利他」46

ビジネスコミュニケーション「仕事がはかどる話し方のコツ」
 ◆よりよく生きるためのツール ~ 究極のコミュニケーション能力を磨く ~

第46回 気持ちよく動かし、結果を出す指示(依頼)

話力総合研究所
理事長
合宿研修会

~ その三 指示(依頼)する際の注意 ~

 前回は指示・依頼する際の効果的な方法について「5W3H1Rに手を抜くな!」とお話ししました。そのうえで特に職場において指示・依頼する場合、次の点に注意してください。 

① 命令系統に配慮する

 以前は「命令系統を守る」としていました。近頃は昭和時代のピラミッド型組織は少なくなり、機動力、即応力のあるフラット型組織が主流です。短時間で意思決定し、行動するための組織ですね。今の時代、時間との勝負です。命令系統を守っていては競合他社に後れを取ってしまうことになるかもしれません。しかし、だからといって本来の職制を無視してしまっては、人間関係がぎくしゃくし、その後の仕事がしづらくなります。そこで、「命令系統に配慮する」です。部長が担当者のA君に直接指示を出した場合、その後できるだけはやく、A君の直接の上司に「A君に~の件、依頼しているからフォローよろしく」などと伝えておくとよいでしょう。上司も「部長が私に対して気を使ってくれている」と気持ちが良いものです。とはいえ、職場では必ずそうなるとは限りません。A君は、上司から「俺は聴いてないぞ」と言われないように、気を配る必要があります。「部長から~について頼まれました」と一言報告しておくとよいですね。

② 復唱させる

 指示・依頼した事柄を相手が理解したかどうか確認します。しかし、「わかったか?」「わかりました。」では、何もわかりません。相手がどの程度理解したか、相手のことばで言わせてみることが大切です。しかし、とりわけ年上の部下に対して「復唱しろ」は言えないですね。こういう場合、表現に工夫が必要です。「どのような手順で行うか教えてもらえますか?」などとし、その答えを確認すれば、指示・依頼を正しく理解しているかどうか把握することができるはずです。

③ やる気を失わせないようにする

 職場に戻って急いで資料を作らなければならない。誰かに手伝ってもらおう。そう思って、職場に戻ってみると、新人のA君しかいません。「なんだ、A君しかいないのか!」A君の前でことばを発します。「まいったなぁ~。まあ、しかたないか。ちょっと手伝ってくれ」これはいかがですか? A君、やる気が出ますか? 気持ちはわかりますが、どうせ手伝わせるなら、ぐっとこらえてやる気の出るように伝えないといけませんね。「A君がいてくれたか! ちょっと難しいかもしれないが、教えるから手伝ってくれ!」これならどうですか? まあ、やる気がなくなることはないですね。相手の自尊心を守った表現を心がけてください。

 私は若い頃、大手のソフトウェア開発会社に勤めていました。コンピュータシステムを開発しますと、その操作説明書を作ります。何人かの部下に手分けして原稿を書かせようとしました。「~。以上の分担で頼むよ。来週までに原稿出してくれ。まあ、こんな説明書作っても、分厚くて誰も読まないんだけれど。。。」余計なことを言ってしまいました。普段は読まないでしょうから、事実なのですが。こんなこと言われてやる気になりますか? やる気が出るような表現を工夫しなくてはいけませんね。「システムに何か問題が起きたときには、この説明書が頼りになるのだから、しっかり頼むよ」などとすればいいですね。指示・依頼した事柄の重要性をわからせるようにします。

 よろしいですか? 具体的な方法、注意点を守り、効果的な指示・依頼を心がけてください。

 

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