理事長ブログ「忘己利他」47

ビジネスコミュニケーション「仕事がはかどる話し方のコツ」
 ◆よりよく生きるためのツール ~ 究極のコミュニケーション能力を磨く ~

第47回 気持ちよく動かし、結果を出す指示(依頼)

話力総合研究所 理事長
講演中

~ その四 指示(依頼)の受け方 ~

 仕事の能率を上げ、結果を出すには、指示・依頼を受ける側の努力も欠かせません。指示・依頼を受ける際は次の点に気をつけてください。

 ① ハキハキ

 呼ばれたら返事をします。相手に聴こえるように。切れの良い返事「ハイ!」が好印象につながります。受け答えもハキハキとした方が、相手に対して感じが良いですね。

 ② キビキビ

 「ハキハキ」した返事、受け答えに加え、きびきびした動作が感じ良いですね。そして相手にやる気を印象づけることができます。いやいや、だらだら行って、相手を不快にしないよう心がけましょう。無意識のうちに相手に不快を与えていないか時々顧みることも大切です。

 ③ メモ持って

 メモを持つということは、指示・依頼内容を「正しく把握するぞ!」という意思表示です。やる気を示すことです。ぜひ、習慣にしてください。

 ④ 要点をメモしながら最後まで傾聴

 メモを持つとメモを取ることに集中してしまうことがあります。特にまじめな人にこの傾向があるかもしれません。本来の目的は、指示・依頼の内容を正確に把握することです。要点をメモしながら、よく考えて話を聴くようにしましょう。要点は5W3Hです。

 また、途中で質問をすると、相手は話しづらくなります。できれば、最後まで相手の話を聴くようにしてください。疑問点はメモしておいて、相手の話の後に確認していきます。

 ⑤ 質問、確認、復唱

 指示・依頼内容に5W3Hが含まれるか。足りない点は質問して補います。そして、誤解がないか、内容を自分のことばで復唱し、正しく理解しているか必ず確認しましょう。また、予定外の事態が生じた場合の対応なども可能な範囲で確認しておくとよいですね。

 ⑥ 安請け合いしない

 相手は引き受けてくれたからには、目的を果たしてくれる、期待通り行ってくれると思っています。「うまくいかないだろう」などとは、まず思わないですね。ですから、必ず期限内に成果をあげなければなりません。安請け合いは禁物です。締め切りぎりぎりになって、「やっぱりできませんでした。」では、どうしようもありません。期限と重要度による仕事の優先度にしたがって、引き受けられるかをよく考えましょう。

                       図. 仕事の優先順位

 図のように、期限が早く重要度の高い仕事(①)が最優先です。次は、期限が早く重要度の低い仕事(②)を片づけます。重要度が高い仕事(③)をどうしても意識しがちです。しかし、期限まで余裕があるのであれば、②の仕事をこなしていかないとたまってしまいます。仕事をためてしまう人は、この傾向があるかもしれません。②の仕事がたまってしまうと、③にも影響が出ますので、注意してください。

 いろいろ事情があって、引き受けられそうにない場合、「できません!」「やれません!」は相手を不快にします。職場であれば、上司に現状を知ってもらえるチャンスです。「今、~と~に取り組んでいます。ですから、期限内に引き受けるのは難しいのですが。」などと相談してみるとよいですね。そうすれば、相手は「それじゃあ、期限をこうすればどうか?」ですとか、「~は後回しでよいから」などと代案が示されるでしょう。

 ⑦ 報告を忘れるな

 たとえ、報告を指示されていなくても、指示・依頼された事柄を終えたら、必ず報告する習慣をつけましょう。こうした小さな努力が信頼関係を深めることにつながります。職場では評価されるでしょう。また、何か問題が生じたら、すぐに報告することも忘れないでください。情報収集に時間がかかる場合もあるかもしれません。その場合は、第一報として、「今、~という連絡がありました。事実関係を確認中です。問題が生じるかもしれません。情報を得たらすぐに報告します。」などと事前に伝えておくことが肝要です。

 

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