理事長ブログ「忘己利他」49

ビジネスコミュニケーション「仕事がはかどる話し方のコツ」
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第49回 報告は難しい!?

話力総合研究所 理事長
研修会

 皆さんは、話せば伝わると思っていませんか? 簡単なことでも伝わらないことがありますよ。「昨日来社されたAさんは、衣料関係の仕事をされているそうです。」「そうか、医療関係の仕事か。」「X市役所に行ってきました。職員のBさんからX市のよさについて聴いてきました。」「X市の予算ね。」不用意に話していると、ちょっとしたことでも、このようなことになるかもしれません。

 複雑な内容ならなおさらです。話は伝わらないものです。正しく報告する。つまり、自分が伝えたい内容を正しく相手に伝えるということが、どれほど困難なことか考えてみましょう。

 下の図を見てください。

報告の過程

図 報告の手順(プロセス)

 この図は報告をするときの主な手順(プロセス)を示しています。これから報告しようとする事柄全体を仮に100%という数字で表します。

 報告するときは、この報告すべき事柄を把握しようとしますね。普通、報告すべき事柄をすべて完璧に把握できますか?まあ、単純な事柄ならできるかもしれません。しかし、内容が複雑になればなるほど困難です。ここで仮に8割把握したとします。100%の「報告すべき事柄」の8割ですから、80%を把握しました。図の①のところです。これを相手に話すのですが、そのまますぐに話せますか? 多くの場合、どのように伝えるか考えますね。把握した内容を頭の中で話にまとめます。すべてまとめられますか?難しいですね。仮に8割まとめられたとします。そうすると、把握した内容80%の8割ですから、報告すべき事柄全体の64%です。図の②です。次に、頭の中でまとめた内容をことばに出します。ここでようやく相手に話をするのです。これが報告することですね。さて、頭の中でまとめた内容をすべて正確に話せますか?ここでも仮に8割話せたとします。結局、報告すべき事柄全体の51%を相手は音声として受けるのです。しかし、相手は話された内容をすべて聴けますか?ここでも仮に8割聴けたとします。報告すべき事柄全体の41%しか伝わらないという結果になりました。もちろん、これは仮の話です。しかし、報告の受け手は、報告すべき事柄全体の41%から全体像を推測するというたいへん困難な作業を強いられるかもしれません。

 報告の効果をあげるためには、報告する側と受ける側が、図の①から④それぞれの段階で、それぞれの比率を上げる努力をすることが大切なのです。

 具体的には、次回以降にお話ししますので、引き続きご期待ください。

 

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