理事長ブログ「忘己利他」50

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第50回 効果的に報告するための準備

理事長

話力総合研究所 理事長
発音発声の指導

 早、50回ですね。継続してお読みくださり、ありがとうございます。

 第49回「報告は難しい!?」に記載した図をご覧ください。効果的に報告するためには準備が大切です。報告すべき事柄について、できるだけ十分に把握することです。ただし、やみくもに把握しても非効率です。5W3H(38回,43回,45~47回を参照してください)を把握してください。そして、報告点をしっかり押さえることです。報告点とは、相手が知りたがっていること、自分が知らせたいことでしたね。報告点のない、あるいは報告点がぼやけた報告は、受け手(聴き手)を戸惑わせたり、イラつかせることになりかねないです。

 皆さんは経験ありませんか? 混雑している通勤電車が突然停車します。車掌のアナウンスが流れます。「ただいまこの電車は停車しています。前を走る電車が次の駅で停車しているため、この電車は発車することができません。前の電車が発車次第、発車いたします。お忙しいところ、まことに申し訳ありません。もうしばらくお待ちください。」イライラしませんか? 「何やってんだ! まったく。こんなところでとめやがって」などと大声をあげている人も。

 このアナウンスを聴いて、なぜイライラするのですか? 皆さんは、このような時に何を知りたいですか? 。。。そうですね。前を走る電車はなぜ止まっているのか? 何があったのか? いつ走り出すのか? 皆さんが知りたいことですね。これが報告点です。先ほどのアナウンスには。この報告点が一切入っていないので、イライラするのです。

 まずは、報告点、相手が知りたがっていること、自分が知らせたいことを外さない。そして、この報告点を適切なことばにする。相手に正しく伝わるように気を配ります。その際、事実を正確に伝えるよう意識しましょう。ポイントは、「推論」、「断定」、「含ませ」に気をつけることです。

 「推論」推し量ること。予想することですね。これはわかりますね。A君が遅刻した。「また、寝坊か?」これは推論です。確認しなければわかりません。たとえ、これまで寝坊して遅刻していたとしても、今回もそうであるかどうかはわかりません。

 「断定」とは、物事にはっきりとした判断をくだすことです。これは、事実ではなく、自分の判断です。場合によっては、「決めつけている」印象があります。「A君は仕事が遅い」これは事実ではなく、断定です。事実を表現するのであれば、「A君は~の仕事に~時間かかった。」とします。「この車は安かった。」これも断定ですね。高い、安いは人によって判断が分かれます。事実は「この車は~万円だった。」ですね。

 「含ませ」とは? 辞書にはないですね。「含め煮のこと」などと書かれています。ここでいう「含ませ」は、好悪の感情など本来の意味にない意味を「含ませる」ということです。同じ事実を伝える場合でも、言い方によって印象が変わります。「彼は背がすらっとしていて、目がぱっちりです」「あいつはのっぽで、ぎょろ目だよ!」同じことを言っていますが、聴き手の印象は異なりますね。

 以上、しっかり準備をし、効果的な報告を心がけてください。

 

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