理事長ブログ「忘己利他」51

ビジネスコミュニケーション「仕事がはかどる話し方のコツ」
 ◆よりよく生きるためのツール ~ 究極のコミュニケーション能力を磨く ~

第51回 具体的な報告のしかた

理事長

話力総合研究所 理事長
 話力第六講座(科学編)

 しっかり準備をしたら、相応の結果を出さなければなりません。正確に、簡潔に、タイミングよく、効果的に報告するために次の点を守りましょう。

①予告する

 突然話しかけないことです。「今よろしいでしょうか?」と、まずは相手が聴ける状態かを確認します。そして、何についての報告なのか、タイトル、概要を予告します。加えて、報告の数、必要な時間を伝え、相手に聴く準備をさせます。

 「失礼します。営業報告が3点あります。A社、B社、C社です。10分ほどお時間いただきたいのですが、今よろしいでしょうか?」このようにするとよいですね。

②報告点を先に言う

 「報告点」とは、「相手が知りたがっていること」「自分が知らせたいこと」の要点です。一般に人は一生懸命がんばったその過程を話したいものです。しかし、聴き手は結論を気にします。「お客さんに提案したのですが、なかなか評価してもらえず、苦労しました。話を聴いたところ、お客さんは~を気にしていることがわかりました。そこで。。。。。」結論がなかなか出てこないと、聴き手は不安になり、イライラするものです。ですから、「相手が知りたがっている」と思われることを先に伝える意識を持つことが大切です。「お客さんは、こちらの提案を採用してくださるとのことです。」報告の場合は、「結論が先」ですね。

③経過や理由は後で話す

 報告点を話した後に、「実は、最初の提案はなかなか受け入れてもらえませんでした。いろいろお話をお聴きして、~」などと、経過や結論に至った理由を話すと、報告を受ける側はその話を受けとめてよく聴くことができます。

④自分の考えは断って話す

 報告は、「事実を正しく伝える」でしたね。しかし、事実ばかりを伝えていると、時には「君の考えはないのか?」と指摘されかねません。かといって、事実と自分の考えをわけずに話すと、誤解させたり、混乱を招くことになりかねません。実務、実践の場は難しいですね。ですから、自分の考えがある場合は、一通りの報告の後に、「これは私の考えですが、。。。」と断って話すとよいでしょう。

⑤必要の法則を守る

 効果的に報告をするために、「必要の法則」を必ず守るようにしましょう。必要の法則とは、「必要な時に」「必要なことを」「必要な人に」「必要なだけ」「必要な場で」「必要な方法で」話すことです。

・「必要な時に」

 問題が生じたとき、大事なことはすぐに。不要不急な事柄は適切なタイミングでということです。

・「必要なことを」

 少なくとも報告点を押さえましょう。相手が知りたがっていること。自分が知らせたいこと。5W3H(いつ、誰が、どこで、何を、なぜ、どのように、どのくらい)を意識してください。

・「必要な人に」

 まず誰に報告すべきか、よく考えましょう。報告の順番を間違えると、問題がこじれたり、人間関係がぎくしゃくしたりします。特に上司や先輩に「俺は聴いてないぞ!」と言われないようにすることが大切です。

・「必要なだけ」

 肝心なことが落ちないように、場合によってはあらかじめメモをしてから報告に臨むとよいですね。一方で、誤解を招かないように、余計なことは言わないよう心がけてください。

・「必要な場で」

 報告する場も考えましょう。周囲に聞かれてはいけないことがらなど注意が必要です。

・「必要な方法で」

 なんでもかんでもメールで報告。なんでもかんでも電話で報告していませんか? 緊急度、重要度、内容に応じて、直接会って報告するのか、電話でよいのか、メールでよいのか、考えてください。場合によっては、会って報告した上で、忘れられないようにメールを入れておく。電話でタイムリーに報告した上で、念のためメールも入れておく。こうした配慮が効果をあげるためには必要です。

 

 効果をあげるための具体的な報告のしかたを、ぜひ実践なさってください。

 

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