理事長ブログ「忘己利他」52

ビジネスコミュニケーション「仕事がはかどる話し方のコツ」
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第52回 報告の受け方

話力総合研究所 理事長

話力総合研究所 理事長
感謝の集い

 

 話は共同作業です。報告もそうです。どんなに効果的に報告しても、聴く側、つまり報告を受ける側が適切に受け止めないとうまくいきません。

 まずは報告を正しく受け取る努力が大切です。そのためには、次の点を意識しましょう。

 ① 先入観を交えずに最後まで傾聴

 報告を最後まで聴かずに早合点してしまった。「わかったわかった」と遮ってしまった。途中で「そんなはずないだろ!」と口をはさんでしまった。こうした経験はありませんか。話は最後まで聴かなければわかりません。途中で口をはさんでは、肝心なことが聴けずに終わってしまうかもしれません。話の最初から、あるいは途中で話を決めつけずに最後まで聴くことが大切です。しかも「傾聴」、相手が話しやすいように、積極的に相手の話を引き出すように聴くのでしたね。

 ② 要点を押さえ、結論をつかむ努力

 要点は5W3H(なぜ Why,何をWhat,誰がWho,いつWhen,どこでWhere,どのようにHow,どのくらいHow Many,いくらでHow Much)でしたね。できればメモを取りながら聴くとよいですね。そして、「結論は何か」をつかむよう努力します。

 ③ 質問、確認、念押し

 5W3Hで足りないことがあれば、質問して補います。誤解しないよう事実関係を確認し、念押しする慎重さが必要です。理解したことを自分のことばで伝え確認するとよいでしょう。相手のことばだけ聴いて「わかった」では、本当にわかったかどうか怪しいですよ。

 ④ ねぎらいのことば

 最後に、「良く報告してくれた」「ありがとう」「ご苦労さん」などと一声かける配慮を忘れないでください。これが確実に次につながるのです。

 

 そして、報告を受ける立場であれば、日頃から風通しの良い職場づくりを心がけましょう。

 私どもの話力講座を受講されたAさんが「報告とその受け方」の講義を聴いた後に、次のような感想をお話しくださいました。「私は某自治体の職員です。課長試験に合格し、来年の異動で課長職につきます。今の職場の課長は、いつも腕を組んで、ものすごい形相で席についています。ぜったい俺のところに来るなと言わんばかりです。報告の講義を受けて、自分のためにも、職場のためにも、報告を受けることの大切さを学びました。私はいつでも来てくださいと、ウェルカムの気持ちで臨もうと思います。」

 その通りですね。報告する相手への気配りを忘れないでください。そのためのポイントを3つあげておきます。

 ・日頃の言動に注意

 日頃から親しまれる、感じの良い言動を心がけましょう

 ・報告しやすい雰囲気作り

 先ほどのAさんの「ウェルカムの気持ち」が大切ですね。日頃から周囲に声をかけて話しやすい雰囲気を築きましょう。

 ・悪い報告の時の言動に注意

 悪い報告の時ほど要注意です。うっかり感情的になってしまったり、頭ごなしにしかりつけてしまいますと後々までマイナスの影響が残ります。そして、周囲も見ています。耳をそばだてているかもしれません。職場全体にマイナスの影響が及ぶことになるかもしれません。悪い報告の時こそ、言動には十分注意が必要です。悩ましい話であれば、周囲に聴かれない適切な場所に移動したほうが無難です。

 初代の内閣安全保障室長を務めた佐々淳行(1930~2018)さんにお目にかかったとき、直接お聴きした話です。安全保障室長時代の上司は中曽根内閣の官房長官として辣腕を振るい、カミソリ後藤田との異名をとった後藤田正晴(1914~2005)さんでした。佐々さんは「報告」について、後藤田さんから言われたことを話してくださいました。

 「聴きたくもない事実を報告せよ」悪い報告はすぐにするようにということですね。

 「良い報告は疑え、悪い報告は信じよ」私たちはどちらかというと「よい報告」を信じてしまいがちです。一方で、「悪い報告」は「そんなはずないじゃないか?」などと信じない傾向があるのではないでしょうか。それをたしなめた言葉ですね。

 「悪い報告をした部下をほめよ。しなかった部下を罰せよ」悪い報告を聴くと、カッとなって叱りつけてしまいがちです。あるいは愚痴やぼやきのひとこと、ふたこと、言ってしまいませんか。そうすると急いで対策を取らなければならないような悪い報告が徐々に上がってこなくなりかねません。風通しが悪くなりますね。なかなかできることではないですが、悪い報告をしてきたら、「よくすぐに話してくれた。よし、対策をたてようじゃないか!」と冷静に言える耐力をつけなければなりません。

 皆さんも報告を受けるときに意識なさってください。

 

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